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事務職

事務職の役割

事務職の役割は、個人もしくは部門のアシスタントをすることがメインのお仕事です。

自分がアシスタントをする対象が動きやすいように、サポートしていきます。

事務職の種類

基本的な事務職

・営業事務

・一般事務

・貿易事務

・秘書

・経理事務

営業事務

営業に付いてアシスタントとして業務を行う職種です。

営業個人に1名が付くこともあれば、営業のグループに対して1名~複数名付くこともあります。

仕事内容は、営業の補佐がメインです。

営業の売上げ数字を表にしてまとめたり、営業に代わって提案資料を作成したりします。

また、営業の留守中にかかってきた取引先からの電話を対応し、受発注(依頼を受注したり、工場や依頼先に発注すること)を行ったり、商品発送の手配を行ったり、取引先にいつ納品されるかを管理したりします。

慣れてくると営業ではなく、直接営業事務に取引先から連絡がいくようになり、受発注のやり取りなどがそこで完結されるようになったりします。

一般事務

営業事務のように個人やグループに付くのではなく、部門に付いて補佐をすることがメインになります。

仕事内容は、資料作成がメインとなり、部門で必要な資料(数字報告等)の作成を行います。

電話応対や来客対応も行いますが、営業事務と比べると頻度は少なく、部門全体がスムーズに業務遂行できるように動きます。

貿易事務

他の事務職とは違い、貿易に関する専門性も問われます。

貿易事務は、輸入・輸出に関わる(主に)商社・メーカー・海運業者・船舶業者の4つの業界にある職種です。

業務内容は、輸出業務と輸入業務に分かれています。

■輸出業務

・通関手配(貿易で輸入・輸出の際に税関に対して行う申告や手続き)

・通関書類作成

・運送手配(輸出にあたって運送手段や倉庫の手配)

■輸入業務

・通関手配

・関税や消費税納付

・商品の納入管理

1つの商品を輸出するにも、通関や輸出先への書類や事務手続き、連絡等の細々とした業務が多く発生し、輸出先の国の知識も問われます。

また、三国間貿易(どこかの国を経由して輸出・輸入すること)が増えているため、より難易度が増してきています。

使用するシステムもそうですが、海外とのやり取り(電話やメール等)があるため、日常レベルの語学力は必要となります。

通関に関する知識を調べる通関士の資格もあります。

秘書

企業の社長や役員等に直接付いて補佐を行う業務です。

役員1人に対して1人が付くこと(個人付き)もあれば、複数人に対して1人~数人が付くこと(グループ付き)もあります。

■主な業務

・役員のスケジュール調整

・出張や宿泊手配

・書類作成

・訪問先の情報収集

・会議議事録作成

取引先が英語圏であったり、自社の役員が外国人の方であることも多く、日常会話レベル以上の語学力を求めてくるケースが多いです。

また、一般事務との棲み分けがあやふやですが、部署付きのアシスタントを、経理事務や企画事務と呼ぶこともあります。

この場合は、それぞれの部署の補佐を行うので、業務も書類作成にとどまらず、経理の伝票整理や、企画の提案書類作成等が業務に含まれてきます。

 

事務職で求められる要素

事務職で共通して求められるもの

・相手のことを考え、先回りして行動できること

・周囲に気配りができること

・嫌な顔をせず、依頼事を引き受けてくれること

 

職種別にみると

●営業事務

・周りを明るくすることができる人

(営業が落ち込んで帰ってきても明るく励ますことができる人)

・臨機応変に対応ができる人

(取引先とやり取りが発生するため、その場の状況を加味して行動できる人)

●一般事務

・ミスなく正確に業務を遂行できる人

●貿易事務

・英語に抵抗がない人

・たくさんの書類や、納期調整をミスなくスピーディに行うことに抵抗のない人

●秘書

・先回りして行動(他の事務よりも特に)ができる人

・臨機応変に対応ができる人

事務に向いている人・向いてない人

一般的に、人をサポートすることが好きな人が事務に向いていると言われています。

しかしながら、誰かをサポートする仕事は、お客様に相対する営業や、企画・管理部門でもできることです。

事務しか合わないと強く思われている方でも、事務以外でも適性があることが多いです。

自己分析を通して、自分はどういうときに喜びを感じるのかを改めて考えてみる必要があるでしょう。

事務職だけではなく、他の職種の適性も見えてくるかもしれません。

また、合わないだろうと思われる人は、自分が前に出てやり遂げたいタイプの方かもしれませんので、総合職を受けたほうがいいかもしれません。